ローカルストレージと連携し、「ファイルのアップロード」「読取結果のダウンロード」「後続システム連携」を自動化する

概要

AIエージェントにローカルストレージとの自動連携を設定することで、データ化の前後処理に加え、業務システムとの連携までを自動化することが可能になります。これにより、データ化に関わる一連の業務工数を大幅に削減できます。

ローカルストレージ内の指定フォルダにファイルが追加された際、自動でDX Suite へファイルをアップロードし仕分けや読取りを実行する
読取結果CSVファイルをローカルストレージ内の指定フォルダへ自動で格納する
読取結果データを各種業務システムへ自動連携する

AIエージェントは、オプション契約や追加リクエストは必要なく、無料でご利用いただけます。

設定方法

ロール権限でAPI設定権限が「更新」になっているユーザのみご利用いただけます。
ローカルストレージを連携するには、データ自動連携を設定します。　

1.（初回のみ）ローカルアプリのダウンロード

ローカルストレージ連携の初期設定には、ローカルアプリのダウンロードが必要です。

手順の詳細はこちらのページをご確認ください。

2.データ自動連携を設定する

ローカルアプリから「データ自動連携を追加」をクリックすると、データ自動連携の設定画面が表示されます。

必要事項を入力します。

連携元（任意）
- 自動連携したいフォルダを指定します。
ワークフロー
- 自動連携したいワークフローまたは仕分けルールを指定します。
  ※「全文読取」のワークフローは指定できません。
- 仕分けルールではCSV出力単位（仕分けルールのユニットごと/ワークフローのユニットごと）を選択可能です。
連携タイミング
- CSVをダウンロードするタイミング（データ化完了/読取チェック完了）を指定します。

連携先
- システムに連携：読み取り結果の連携コネクタを指定します。
- フォルダに連携：CSVを出力するフォルダパスを入力します。
アラート設定（任意）
- データ化やデータ自動連携の完了、エラーの発生をSlackまたはMicrosoft Teamsへ通知する場合に設定します。
- アラートを設定する
  1.「オプション設定」を開きます。
  2.「アラート設定」の「＋アラートを設定」をクリックします。
  3.通知するタイミングにチェックを入れます。
  4.通知先として「Slack」または「Microsoft Teams」を選択します。
  5.通知先のWebhook URLを入力します。
  6.通知メッセージを入力します。
  7.「完了」をクリックします。
  ※設定したアラートは、「アラート設定」欄に表示されます。
- 通知できるタイミング
  次のタイミングで通知を設定できます。
  
  ・データ化完了時：ワークフローのデータ化が完了した際に通知します。
  ・データ自動連携完了時：データ自動連携が完了した際に通知します。
  ・エラー時：データ自動連携でエラーが発生した際に通知します。
- 通知先
  通知先として、次のサービスを選択できます。
  通知先サービスで発行したWebhook URLを「Webhook URL」欄へ入力してください。
  ・Slack
  ・Microsoft Teams
  
  ※Webhook URLの発行方法については、各サービスの操作方法や公式ドキュメントをご確認ください。
  
  ＜設定例＞
  ・Slack：通知先のチャネルに「Incoming Webhook」を作成し、発行されたURLを指定する
  ・Microsoft Teams：通知先のチャネルにワークフロー「Webhook アラートをチャネルに送信する」を作成し、発行されたURLを指定する
- 通知メッセージ
  通知メッセージには、任意の文章を設定できます。
  また、次の項目を通知メッセージへ記載できます。記載したい項目をクリックすると、通知メッセージ内に項目として追加されます。
  ・ワークフロー名
  ・ファイル名
  ・ユニットID
  ・エラー内容（エラー時のみ）
  
  ※日本語・英数字・記号・改行などは自由にご入力いただけます。ただし、通知先（Slack / Microsoft Teams）の表示仕様により、一部の記号は「書式（装飾）」や「特殊機能」として解釈され、意図した通りに表示されない場合がございます。

完了ボタンをクリックすることで、「データ自動連携」の設定が完了します。
アラートを設定した場合は、設定した通知タイミングに応じてSlackまたはMicrosoft Teamsへ通知されます。

※「システムに連携」の詳細については、『読み取り結果を他システムに連携する』をご参照ください。

3.自動連携の実行

設定完了後、連携条件に応じてAIエージェントがDX Suite とのデータ自動連携を実行します。

連携元フォルダを指定している場合
指定したフォルダにファイルが格納されると、自動連携が稼働し、AIエージェントがDX Suite へファイルをアップロードします。
連携元フォルダを指定していない場合
指定したワークフローにファイルがアップロードされると、自動連携が稼働し、連携先フォルダにCSVをダウンロードします。

読取完了後、連携タイミング（データ化完了/読取チェック完了）に応じてCSVファイルをダウンロードし、出力フォルダに自動で格納します。
※自動連携の為に、DX Suite Agent Appが起動している状態である必要があります。
※同一ファイルは再アップロードされませんが、同一ファイル名でも内容が異なる場合はアップロードされます。

代表的な運用パターンを解説した記事もあわせてご参照ください。

リクエストについて

組織管理者が設定した自動連携によるリクエストは、部署ごとに集計されません
組織管理者以外のユーザが設定した自動連携によるリクエストは、そのユーザが所属する部署に集計されます

注意事項

※以下の条件を満たす環境でご利用いただけます。

自動最適化の設定がONになっていること
- 組織設定での自動最適化、ワークフロー単位での自動最適化ともにONになっている必要があります。
with DX Suite/with AI inside 製品をご契約されている企業様への提供予定時期は未定です。詳細はご契約元へお問い合わせください。
アラート設定に関する注意事項
- アラート設定は任意です。アラートを設定しなくても、データ自動連携は利用できます。
- 通知先サービスで有効なWebhook URLを発行し、設定してください。
- Webhook URLに誤りがある場合や、通知先サービス側でWebhookが無効になっている場合、通知が届かないことがあります。
- Webhook URLは通知先へメッセージを送信するための情報です。第三者へ共有しないでください。
- 通知が届かない場合は、Webhook URLの設定内容、通知タイミングの選択状態、通知先サービス側の設定を確認してください。

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